OpenProject Beispiel Agentur Machs Einstieg
Projekt Internetseite
Der Kunde will für seine Zahnarztpraxis eine Internetseite mit einer TopLevelDomain erstellen lassen. E-Mails sollen zukünftig auf eine neue E-Mailadresse mit “info@” ankommen und abgesendet werden. Es sollte ein Formularfeld auf der Internetseite gestaltet werden. Die Anfrage sollen auf “formular@” ankommen. Er möchte am besten Full Service, das bedeutet für unsere Firma, das unterschiedliche Mitarbeiter an diesen Projekt beteiligt werden müssen. Der Kunde ist ein A-Kunde, die Agentur macht alles rund um das Marketing, sowohl Offline als auch jetzt Online! Ihm gefällt alles, was Sie bisher getan haben. Korrekturen gibt es keine.
Mitarbeiter:
- Torben Machs (Geschäftsführer, Verwaltung, Buchhaltung)
- Tasso Unbedingt (Fachinformatiker)
- Fatima Möglich (Mediengestaltung für Web & Print)
Erklärung: 1 Tag = 8 h
Aufgabe
- Lege eine Benutzer-Gruppe an mit dem Namen “Agentur Machs”.
- Lege die Benutzer an. Lege dasselbe Passwort bei den drei Benutzern an. Das ist wichtig in der weiteren Bearbeitung des Projektes, da du dich mit den Benutzer Accounts anmelden mußt zur Bearbeitung der einzelnen Arbeitspakete. Da das nur Testzwecken ist, ist dieses unproblematisch. In der normalen Anwendung sollte wir das nicht tun.
- Wir entscheiden uns für das Wasserfall Model. Lege ein Projekt an mit dem Namen “Zahnarzt Krone”.
- Gehe in den Administrationsbereich, Benutzer & Berechtigung, Gruppen. Bei der Gruppe “Agentur Machs” gehe auf Projekte. Bei “Neues Projekt” findest du “Zahnarzt Krone”. Aktive das Feld “Member”. Dann gehe auf Benutzer auf “Neue Benutzer”. Wähle alle Mitarbeiter der Agentur Machs zu.
- Wir haben nun alle Benutzer der Agentur Machs zugewiesen. Jetzt gehen wir zu Benutzer und wählen Torben Machs aus und gehen auf globale Rollen.
- Der Geschäftsführer kriegt die Rolle des “Project creator”. Er soll auch in Zukunft neue Projekte anlegen können. Dann gehe wir auf Stundensatz-Historie.
- Wir klicken auf “Aktualisieren” und weisen ab dem heutigen Datum den Wert von 80,– Euro zu. Das ist natürliche ein fiktiver Wert und veränderbar.
- Das selbe machen wir Tasso Unbedingt und Fatima Möglich, nur das Sie das Feld “Project creator” nicht aktiviert bekommen. Als Stundensatz setzen wir ab heute 40,– Euro ein. In dem wir oben rechts auf “Projekt auswählen” klicken, können du dann zum dem Projekt “Zahnarzt Krone” gelangen.
- Lege die Arbeitsaufgabe an. Denke Sie daran, das es unterschiedliche Arbeitsaufgaben gibt und ordne den verschiedenen Benutzer die Aufgabe zu. Die Zeiten sind kalkulatorische Zeit, es ist wichtig das zu verstehen! Da der Kunde in der Regel im Vorfeld ein schriftliches Angebot haben möchte, müssen wir das kalkulieren. Die Kunst ist den Auftrag zu erhalten, den abzuarbeiten und am Ende den Kunden und uns selber glücklich zu machen.
- Phase Pflichtenheft (1 Woche)
- Phase technische Vorbereitung (Webspace und TopLevelDomain registrieren (2 Tage)
- Phase Entwurf & Designphase (1 Woche)
- WordPress Installation (4 Stunden)
- Umsetzung des Grafikdesign auf eine WordPressTemplate (1 Woche)
- Einrichten der Seiten Unsere Praxis, Kontaktformular, Impressum, DSVGO (1 Woche)
- Einrichten eines Client Computer mit der Einrichtung des E-Mail Programmes ein (1 Tag)
- Nachdem wir alle Arbeitspakete angelegt haben, sollte die Ansicht in etwa so aussehen. Wir können auf den Button “Tabelle” die Ansicht verändern.
- Jetzt können wir Zeitkalkulationen in ein Budget darstellen. Dafür gehen wir in das Projektmenü zurück und dann auf Budget.
- Wir geben in das Feld Thema den Namen von Torben Machs ein.
- Da wird ja die Zeit von den einzelne Arbeitspaketen ermittelt haben, tragen wir die Stunde von Torben Machs ein.
- Klicke auf “Anlegen + Weiter” und lege die Budget für Fatima Möglich und Tasso Unbedingt. Die Stunden der Mitarbeiter, die kalkuliert sind, wissen wir ja.
Auftrag abgeschlossen
- Wir gehen davon aus, das die einzelne Phase abgeschlossen wurden und das Projekt zur aller Zufriedenheit abgeschlossen wurde.
- Wir gehen zu den einzelner Phase und geben den veranschlagte Stundenwert exakt ein. Dabei ist es wichtig, das jeder zugewiesene Mitarbeiter seine eigenen Arbeitspakete bearbeitet. Also logge dich für die Bearbeitung der einzelne Arbeitspakete mit dem zugewiesene Mitarbeiter ein. Ansonsten kann das System das Budget nicht zuordnen.
- Hier das erste Arbeitspaktes als Beispiel. Logge dich mit dem Benutzer Toben Machs ein und gehe auf die Arbeitspakete.
- Gehe auf die “ID” von den Pflichtenheft und klicken darauf.
- Wir tragen die aufgewendete Zeit (40 Stunden) ein, in dem auf das Uhrsymbol klicken oder rechts den Button mit den drei Punkte und dann auf “Zeit buchen”.
- Wir tragen für das Pflichtenheft 40 Stunden ein und gehen auf den blauen Button mit “Anlegen”.
- Gebe bei “DETAILS” den Fortschritt mit 100% an.
- Bei den Kosten kann du jetzt das Budget von Torben Machs auswählen.
- Als letztes schalten wir den Status auf “Closed”.
- Wir machen das mit allen anderen Mitarbeitern (Torben Machs, Fatma Möglich und Tasso Unbedingt). Denke immer an die jeweilige Benutzeranmeldung.
- So sollte das aussehen. Alle offenen Arbeitspakete haben wir per “Closed” geschlossen. Wir können uns alle Arbeitspakete anzeigen lassen, unabhängig von dem Status. Dazu gehen wir auf “Filter” und wählen bei “Status” alle aus.
Das Projekthauptmenü wartet mit dem Budget auf uns. Hier sieht man jetzt das Budget, ob die Zeit eingehalten wurde, weniger oder mehr Zeit verbraucht worden ist.